• Usuarios

– Docentes planta.
– Administrativos planta.
– Planta temporal.
– OPS.
– Estudiantes y Egresados.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Suministrar la siguiente información: Nombres y apellidos, usuario de correo electrónico institucional, documento de identidad, cargo, Unidad Académica Administrativa a la cual se encuentra adscrito, nombre del jefe de la U.A.A. a la que pertenece y fecha de terminación del contrato.

• Usuarios

– U.A.A

• Medios de Solicitud

– Correo electrónico: leo@uis.edu.co

• Requisitos y Recomendaciones

– Aprobación del Jefe de la U.A.A. solicitante.

– SI ES UNA NOTICIA: Adjuntar archivo en formato word que contenga: título, resumen a manera de introducción en un máximo de 6 líneas donde se defina el tipo de evento que se desea anunciar, el lugar, la fecha, la hora en que se realizó o se realizará y el nombre de él o los actores principales, y el desarrollo de la noticia.

– Imágenes en formato .jpg, .jpeg ó .png, si contiene personajes se debe adjuntar el píe de foto correspondiente, relacionando de izquierda a derecha nombres y cargos para cada imagen.

– Videos en formato .flv preferiblemente o .mov, .avi, .mp3, .mp4, .mpg, .mpeg, .wmv ó .rmvb de alta calidad.

– Si la noticia requiere la publicación de archivos anexos estos deben ser archivos PDF, documentos en Word o en Excel.

– Imágenes, videos o archivos deben ser colgados en la nube con permiso de edición que permita su descarga y adjuntar únicamente el enlace.

– Para la creación o actualización de un nuevo sitio (UAA o programa académico) en el portal web institucional, se requiere documento word con información detallada de cada una de las opciones del menú correspondiente, imágenes en formato .jpg o .jpeg, para la página principal (Index) de 558×185 y una imagen secundaria de 760×140 para el resto de páginas que conformen dicho sitio, si se requiere.

– Para la creación o actualización de un nuevo sitio (UAA o programa académico) en el portal web institucional, se requiere documento word con información detallada de cada una de las opciones del menú correspondiente, imágenes en formato .jpg o .jpeg, para la página principal (Index) de 558×185 y una imagen secundaria de 760×140 para el resto de páginas que conformen dicho sitio, si se requiere.

– En los banners animados de la página institucional se publica información referente a temas de interés para toda la comunidad. Generalmente solicitados por rectoría, vicerrectorías, Secretaría General, Dirección de Admisiones y Registro Académico y la División de Recursos Humanos, quienes estipulan el tiempo que cada banner debe permanecer publicado en el portal. Tenga en cuenta que sólo se pueden publicar hasta dos a la vez y que en caso de requerirse un tercero o más, se permite combinar o rotar hasta dos temas en un mismo banner. Dimensiones: 183 x 173 Imagen: 185×138 en formato .jpg Velocidad o frames por segundo: 32 Archivo creado en flash versión CS5 (es indispensable usar esta versión o menor para poder editar el archivo adjunto) Los banners elaborados por la UAA solicitante deben contar con las especificaciones anteriormente establecidas de manera que se adapten al portal y requieren el suministro de los archivos fuente. En caso de que la UAA solicitante no disponga del banner animado, esta deberá enviar el título, el contenido e imágenes alusivas al tema que se anunciará y la DSI se encargará de elaborarlo.

– Recuerde que solo se publican eventos relacionados directamente con la Universidad o de Interés para la comunidad en general.

– Si desea publicar la noticia u evento en redes sociales como Facebook o Twitter, u otros medios, debe realizar la solicitud en la Dirección de Comunicaciones – Teleuis (redessociales@uis.edu.co).

• Usuarios

– Usuarios de equipos dentro del inventario de la Universidad.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Asegúrese que el equipo que requiere soporte se encuentra dentro del inventario de la Universidad, revisando que cuenta con el código de barras que contiene el número de inventario asignado por la sección de inventarios.- Suministrar la siguiente información: Descripción detallada del requerimiento e indicar el número de equipos que requieren atención, la ubicación

 exacta del equipo (sede, edificio, piso, oficina), el o los números de inventario y el horario de visita para la atención del técnico en caso de que su solicitud lo requiera.

– Conservar el número de ticket o solicitud asignado para consultar el estado de su solicitud.

– Si es usuario de Lync o Skype Empresarial la DSI ofrece el servicio de soporte remoto a través de esta herramienta, para agilizar la atención de su solicitud sin que se requiera el desplazamiento de un técnico hasta el puesto de trabajo, siempre y cuando las características del soporte lo permitan y el usuario otorgue su consentimiento para realizar el procedimiento.

• Usuarios

– Usuarios de equipos dentro del inventario de la Universidad.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Verificar que el equipo aún se encuentra dentro del tiempo de garantía ofrecido por el proveedor, adjuntar copia de la Orden de Compra y la factura con que se adquirió el equipo.

• Usuarios

– U.A.A.

• Medios de Solicitud

– Gestor Solicitudes

• Requisitos y Recomendaciones

– Descripción de la necesidad a suplir, el objeto a contratar y el tipo de equipo que se desea adquirir.

• Usuarios

– Estudiantes.

• Medios de Solicitud

– Sistema de información Centic – Reservas.

• Requisitos y Recomendaciones

– La solicitud de préstamo de equipos para estudiantes debe realizarse a través de la opción CENTIC

ubicada en la página principal de la UIS, seguida de la opción RECURSOS.

– Para el ingreso a las salas confirme en la recepción su reserva y presente documento de identificación para el suministro de la tarjeta de acceso.

• Usuarios

– Docentes Planta y Catedra, que requieran el uso de equipos y programas específicos para sus clases.

• Medios de Solicitud

– Sistema de información Centic – Reservas

– Sistema Gestión de Solicitudes

• Requisitos y Recomendaciones

– La solicitud de préstamo de salas para clases de docentes debe realizarse a través de la opción CENTIC ubicada en la página principal de la UIS, seguida de la opción RECURSOS.

– Para el ingreso a las salas confirme en la recepción su reserva y presente documento de identificación para el suministro de la tarjeta de acceso.

– Si requiere el préstamo de una sala para dictar clases durante todo el semestre, realice su solicitud a través del Gestor de Solicitudes, registrando la siguiente información: Código de la asignatura, nombre de asignatura, grupo, nombre del docente.

• Usuarios

– Estudiantes, docentes y personal administrativo que requieran equipos de videoconferencia para reuniones.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Aprobación del Jefe de la U.A.A. solicitante en el sistema Gestión de Solicitudes.

– Suministrar la siguiente Información: datos de contacto del solicitante, fecha, hora inicio y finalización, capacidad requerida, descripción de la actividad a realizar. Cuando se trata de una videoconferencia adicionalmente se debe informar el medio de comunicación a usar, fecha, hora y datos del contacto para realizar pruebas de conexión.

– La solicitud de préstamo de salas de videoconferencias debe realizarse con mínimo tres días hábiles de anticipación y requiere que se programen pruebas de conexión con por lo menos medio día hábil de anterioridad a la fecha y hora programadas.

– El préstamo de salas y equipos está sujeto a disponibilidad y su asignación se realiza de acuerdo al orden de recepción de la solicitud.

– Si requiere grabación de la videoconferencia se debe contar con la aprobación del expositor o participantes e indicarlo dentro de la solicitud.

– Para el ingreso a las salas confirme en la recepción su reserva y presente documento de identificación para el suministro de la tarjeta de acceso.

• Usuarios

– Docentes y personal administrativo.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Aprobación del Jefe de la U.A.A. solicitante en el sistema Gestión de Solicitudes.

– La capacidad del auditorio es de 80 personas, con prioridad para eventos que requieran videoconferencia con más de 25 asistentes.

– La solicitud debe realizarse con tres días hábiles de anterioridad al evento, dando prioridad a eventos que requieran videoconferencia.

– Suministrar la siguiente Información: datos de contacto del solicitante, fecha, hora inicio y finalización, descripción de la actividad a realizar,

datos del contacto remoto para videoconferencia y descripción de requerimientos adicionales.

– Si requiere grabación de la videoconferencia se debe contar con la aprobación del expositor o participantes e indicarlo dentro de la solicitud.

– Para el ingreso al auditorio confirme en la recepción su reserva y presente documento de identificación para el suministro de la tarjeta de acceso.

– El préstamo del auditorio está sujeto a verificación o estudio del evento por parte de la administración y al cumplimiento de las políticas de uso del edificio.

– El aseo, logística, desarrollo y orden de la actividad son responsabilidad del solicitante, así como, los daños, perdidas y el comportamiento de los asistentes al evento; factores que serán tenidos en cuenta para próximas solicitudes.

• Usuarios

– Jefes de U.A.A. que requieran la transmisión de eventos a través de la página web institucional.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Aprobación del Jefe de la U.A.A. solicitante en el sistema Gestión de Solicitudes.

– La capacidad del auditorio es de 80 personas, con prioridad para eventos que requieran videoconferencia con más de 25 asistentes.

– La solicitud debe realizarse con tres días hábiles de anterioridad al evento, dando prioridad a eventos que requieran videoconferencia.

– Suministrar la siguiente Información: datos de contacto del solicitante, fecha, hora inicio y finalización, descripción de la actividad a realizar,

datos de contacto del solicitante, fecha, hora inicio y finalización, descripción de la actividad a realizar, datos del contacto remoto para videoconferencia y descripción de requerimientos adicionales.

– Si requiere grabación de la videoconferencia se debe contar con la aprobación del expositor o participantes e indicarlo dentro de la solicitud.

– Para el ingreso al auditorio confirme en la recepción su reserva y presente documento de identificación para el suministro de la tarjeta de acceso.

– El préstamo del auditorio está sujeto a verificación o estudio del evento por parte de la administración y al cumplimiento de las políticas de uso del edificio.

– El aseo, logística, desarrollo y orden de la actividad son responsabilidad del solicitante, así como, los daños, perdidas y el comportamiento de los asistentes al evento; factores que serán tenidos en cuenta para próximas solicitudes.

• Usuarios

– Docentes.

– Administrativos.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Suministrar la siguiente información: Nombre, cargo, correo y UAA a la que pertenece la persona para quien se solicita el servicio, ubicación del usuario (sede, edificio, piso, oficina).

• Usuarios

– Docentes.

– Administrativos.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Suministrar la siguiente información: Nombre, cargo, correo y UAA a la que pertenece la persona para quien se solicita el servicio, ubicación del usuario (sede, edificio, piso, oficina).

• Usuarios

– Jefes de U.A.A.

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes

• Requisitos y Recomendaciones

– Aprobación del Jefe de la U.A.A. solicitante en el sistema Gestión de Solicitudes.

-Suministrar la siguiente información: nombre de la persona responsable del proyecto, cargo, Unidad a la que pertenece, cantidad de puntos

de red requeridos, ubicación (sede, edificio, piso, oficina) y de ser posible planos con medidas del área a intervenir con la ubicación de los puestos de trabajo.

– La instalación de puntos de red tiene un costo que es determinado por la DSI y notificado a la U.A.A. para que realice el traslado de fondos respectivo al centro de costos 7024. Una vez realizado el traslado, la DSI dará inicio al proceso de adquisición de los materiales y posterior ejecución de los trabajos de instalación.

• Usuarios

– Jefes de U.A.A

• Medios de Solicitud

– Sistema de Gestión de Solicitudes

• Requisitos y Recomendaciones

– Aprobación del Jefe de la U.A.A. solicitante en el sistema Gestión de Solicitudes.

– Suministrar la siguiente información: nombre de la persona responsable del proyecto, cargo, Unidad a la que pertenece, cantidad de puntos de red requeridos, ubicación (sede, edificio, piso, oficina) y de ser posible planos con medidas del área a intervenir con la ubicación de los puestos de trabajo.

– La instalación de puntos de red tiene un costo que es determinado por la DSI y notificado a la U.A.A. para que realice el traslado de fondos respectivo al centro de costos 7024. Una vez realizado el traslado, la DSI dará inicio al proceso de adquisición de los materiales y posterior ejecución de los trabajos de instalación.

– El Jefe de la U.A.A. debe informar el nombre y documento de identificación del funcionario al que se le realizará el traslado de inventario del aparato telefónico, quien firmará la salida de almacén o el traslado correspondiente. La instalación del teléfono solo se realizará luego de realizar el traslado de inventario correspondiente.

• Usuarios

–  Jefes de U.A.A

• Medios de Solicitud

– Sistema de Gestión de Solicitudes.

• Requisitos y Recomendaciones

– Toda solicitud de nuevo desarrollo o mantenimiento de los sistemas o aplicaciones existentes, así como la generación de archivos, debe ser aprobada por el Jefe de la U.A.A. solicitante y contar con el aval del jefe de la U.A.A. a quien pertenece el sistema de información correspondiente y describir detalladamente la necesidad.

• Usuarios

–  Jefes de U.A.A

• Medios de Solicitud

– Sistema Gestión de Solicitudes

• Requisitos y Recomendaciones

– Aprobación del Jefe de la U.A.A. solicitante en el sistema Gestión de Solicitudes

– Realizar una solicitud por cada sistema de información para el que requiera asignación de rol o permisos de acceso.

– Suministrar la siguiente información: Nombres y apellidos completos, número y tipo de documento de identificación, cargo, programa Académico o Unidad Académica Administrativa a la cual se encuentra adscrito, correo electrónico personal, nombre del sistema para el cual solicita el rol y la descripción de las actividades que requiere realizar o el nombre del rol.