Política de Tratamiento de Datos Personales

Para efectos de la aplicación e interpretación del presente manual, los siguientes términos se entenderán conforme a las definiciones que se indican a continuación:

2.1. Autorización: Corresponde al consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para permitir el tratamiento de sus datos personales. Como principio general, el tratamiento de datos requiere dicha autorización; no obstante, existen excepciones legales, como aquellas derivadas de relaciones laborales, administrativas o contractuales, o cuando una norma disponga lo contrario.

2.2. Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular para el tratamiento de datos personales, en el que se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretender a dar a los datos personales.

2.3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento. Se configura una base de datos cuando existe información estructurada bajo algún criterio, independientemente del medio en el que se encuentre, ya sea digital o físico.

2.4. Bases de datos temporales: Son aquellas que se generan en desarrollo de las actividades operativas cotidianas, a partir de copias o extracciones de bases de datos principales para fines específicos. Estas deberán contar con medidas de seguridad acordes con la naturaleza de la información y eliminarse o integrarse a los sistemas institucionales una vez pierdan su utilidad.

2.5. Comunicación o cesión de datos: Se refiere a la entrega o revelación de datos personales a una persona natural o jurídica distinta del titular En regla general, esta actuación requiere autorización del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

2.6. Conducta inequívoca: Es toda manifestación de comportamiento que permite inferir razonablemente que el titular ha otorgado autorización para el tratamiento de sus datos. No sustituye la exigencia de una autorización previa, expresa e informada, pero puede constituir un elemento indicativo de la voluntad del titular.

2.7. Dato personal: Cualquier información que permita identificar o hacer identificable a una persona natural. En el contexto de la UIS, incluye datos de estudiantes, docentes, egresados, servidores públicos, contratistas, proveedores y participantes en actividades institucionales. En los documentos institucionales, cuando se haga referencia a datos personales se entenderán comprendidas todas las categorías previstas en el ordenamiento jurídico colombiano, esto es, datos públicos, datos semiprivados, datos privados y datos sensibles, a las cuales les serán aplicables las reglas y niveles de protección establecidos en la legislación vigente.

2.8. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza Íntima o reservada solo es relevante para el titular. No es de dominio público, pero su tratamiento no genera un riesgo inherente de discriminación social o vulneración de derechos fundamentales. Entre estos se encuentran la dirección de residencia o el número de teléfono personal.

2.9. Dato Público: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni privada. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de servidor público, así como los contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.10. Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar no solo al titular sino a cierto sector de la sociedad, como los datos financieros, crediticios e información académica.

2.11. Dato Sensible: Es aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.

2.12. Datos Abiertos: Son todos aquellos datos primarios (sin procesar) que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

2.13. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. En el caso de la Universidad Industrial de Santander todos los servidores públicos, colaboradores o contratistas que acceden a datos personales de terceros para el cumplimiento de sus funciones, obligaciones y responsabilidades, serán encargados del tratamiento de datos.

2.14. Finalidad Propósito específico para el cual se recolectan y utilizan los datos personales. La definición clara de la finalidad es esencial para garantizar la legalidad del tratamiento.

2.15. Habeas Data: Derecho fundamental de las personas para conocer, actualizar, rectificar y cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme a la Ley y demás aplicable.

2.16. Oficial de protección de datos: Persona o dependencia encargada de liderar, coordinar y supervisar el cumplimiento de la política institucional de protección de datos personales. Su designación no exonera de responsabilidad a la Universidad como responsable del tratamiento y a los encargados del tratamiento.

2.17. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la recolección y uso de los datos personales. Para efectos de esta política, la Universidad Industrial de Santander actúa como responsable del tratamiento de los datos personales bajo su administración.

2.18. Titular: Persona natural a quien pertenecen los datos personales objeto de tratamiento. Podrán ejercer los derechos establecidos en la ley: 1. El titular, previa acreditación de su identidad, 2. Sus causahabientes, debidamente acreditados y 3. Sus representantes legales o apoderados, cuando corresponda.

2.19. Transferencia de datos: Envío de datos personales a un tercero, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, que se convierte en el nuevo responsable del tratamiento. En estos casos, la Universidad deberá garantizar que el receptor cumpla con estándares adecuados de protección de la información.

2.20. Transmisión de datos: Tratamiento que implica la comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera del país, para que este los procese únicamente en nombre y por cuenta del responsable. La Universidad mantiene su calidad de responsable y responde conjuntamente con el encargado por el adecuado manejo de la información.

2.21. Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

2.22. Usuarios: Personas o sistemas autorizados para acceder a los datos personales administrados por la Universidad. Estos pueden ser internos o externos, dependiendo de sus funciones y del nivel de acceso asignado.