LA UIS

Dirección de Certificación
y Gestión Documental

Unidad Administrativa

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Acerca de la

Unidad

La Dirección de Certificación y Gestión Documental es la Unidad de la Universidad Industrial de Santander encargada de planear, coordinar, ejecutar y evaluar las actividades institucionales relacionadas con la producción, gestión y trámite, organización, valoración, descripción, conservación y difusión de los documentos y archivos institucionales en sus diferentes soportes, tanto físicos como electrónicos, durante su ciclo de vida.

Tiene a su cargo la gestión de la Ventanilla Única, encargada de cumplir con las funciones públicas de recepción, radicación, distribución y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas, por medio de sus canales de atención presencial y virtual.

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Para el logro de sus objetivos esta Dirección lidera el Proceso de Gestión Documental Institucional a través de 3 subprocesos: 

  • Gestión de Producción y Control de Documentos: Gestionar la estandarización de los documentos de la Universidad Industrial de Santander y el control de los documentos establecidos en los procesos de la institución conforme a la normativa vigente aplicable.

  • Gestión de Correspondencia: Garantizar que las comunicaciones oficiales recibidas y despachados por la Universidad Industrial de Santander, tanto en soporte físico como electrónico, sean radicadas y lleguen oportunamente a su destino.

  • Gestión Archivística: Organizar, disponer y conservar los documentos y expedientes en soportes físicos y electrónicos de forma que se garantice el acceso y la integridad de estos de acuerdo con los lineamientos de la Ley General de Archivo y normatividad vigente.

Sergio Andrés Utrera

Sergio Andrés
Utrera Santander

Director de la unidad

Sergio Andrés Utrera

Sergio Andrés
Utrera Santander

Director de la unidad

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Tablas de

Retención Documental

La TRD es un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y se determina su disposición final.

La TRD se presenta con base en la estructura orgánico – funcional de la Universidad Industrial de Santander. La asignación de las series o sub-series documentales se deriva de dos consideraciones básicas:

  • La conformación de la serie o sub-serie documental obedece al desarrollo y ejecución de unas funciones asignadas mediante acto administrativo (Decreto, Resolución, u otra); a las Unidades Académicas y Administrativas.

  • La dependencia a la cual se le asignan las series documentales, generalmente debe conservar el original.

¿Por qué es importante aplicar la Tablas de Retención Documental?

  • Facilitan el manejo de la información.

  • Contribuyen a la racionalización de la producción documental

  • Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente

  • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellas estipulados.

  • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente.

    Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

  • Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Resolución 16285 de 2008 consejo departamental se aprueban las TRD UIS

Resolución 2242 de 2010 se adoptan las TRD UIS 

Resolución No. 07728 de 2016, por la cual se convalida la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Universidad Industrial de Santander. 

Servicios

Internos

La Dirección de Certificación y Gestión Documental presta los servicios de asesoría y acompañamiento a las Unidades Académico Administrativas en los diferentes procesos archivísticos. Para recibir asesoría en algún tema específico por favor comunicarse a las siguiente extensiones:

Servicio

Extensión

Correo electrónico

Actualización de TRD – Programas PGD – Calidad

1104

admdoc5@uis.edu.co

Asesorías y revisiones archivísticas -organización archivos físicos, transferencias y eliminación

2183

admdoc1@uis.edu.co

Asesorías archivos digitales e híbridos – SIC

1205

admdoc2@uis.edu.co

Consultas documentales Archivo Central

2183

admdoc1@uis.edu.co

Ventanilla Única presencial – radicación de comunicaciones recibidas

2191

admdoc6@uis.edu.co

Ventanilla Única presencial – despacho por operadores de mensajería

1204

admdoc3@uis.edu.co

Ventanilla Virtual

1105

ventanilla.virtual@uis.edu.co

Digitalización documental

2283

 

Contratación, venta de insumos y cobros servicios

2193

admdoc4@uis.edu.co

Dirección

1103

admdoc@uis.edu.co

SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y

Tarifas

Instrumentos

Archivísticos

Los instrumentos archivísticos son definidos por el Archivo General de la Nación como las herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en las entidades. En la Universidad Industrial de Santander contamos con los siguientes instrumentos y documentos de referencia archivística en el Proceso de Gestión Documental:

Circulares de la

Unidad

Las Circulares de la Dirección de Certificación y Gestión Documental tienen como propósito informar a las Unidades Académico Administrativas sobre la aplicación de criterios técnicos específicos a los procesos documentales y dar orientaciones para implementar los instrumentos archivísticos de la Universidad Industrial de Santander.

Circulares

Informativas

Circular – FechaAsunto Circular
Circular 4 de mayo de 2024Implementación Fase 4 de Programa de Documentos Especiales referente a la elaboración de
diagnóstico y valoración de los soportes documentales especiales identificadas en las Unidades.
Circular – FechaAsunto Circular
Circular 27 de octubre de 2023Capacitación sobre lineamientos técnicos para la gestión de los documentos especiales y documentos
vitales, en desarrollo del Programa de Gestión Documental de la Universidad Industrial de Santander
Circular 1 de febrero de 2023Capacitación sobre diligenciamiento del Formato XLS de Expedientes Digitales UIS
Circular 6 de febrero de 2023Material de apoyo para diligenciamiento del Formato XLS de Expedientes Digitales UIS
Circular 10 de febrero de 2023Ampliación de plazos para cargue de archivos de gestión digitales de las Unidades Académico Administrativas de las vigencias 2020, 2021 y 2022 en Repositorio Institucional
Circular 21 de febrero de 2023Reunión sobre Programa de Documentos Vitales y Programa de Documentos Especiales Fases I y II

Circular – Fecha

Asunto Circular

Circular 30 de marzo de 2022

Identificación de documentos especiales y documentos vitales o esenciales en Unidades Académico Administrativas

Circular 5 de mayo de 2022

Reunión virtual sobre Identificación de documentos especiales y documentos vitales o esenciales en Unidades Académico Administrativas

Circular 11 de mayo de 2022

Indicaciones sobre el plazo final para entrega de formatos diligenciados de programas de gestión documental (Fase I)

Circular 20 de mayo de 2022

Implementación Fase 2 de Programa de Documentos Especiales referente a la elaboración de inventario FUID

Circular 15 de junio de 2022

Implementación Fase 2 de Programa de Documentos Vitales o Esenciales referente a la elaboración de diagnóstico de las series y subseries identificadas en la Unidad

Circular 24 de junio de 2022

Capacitación sobre implementación de la Fase 2 del Programa de Documentos Vitales o Esenciales, referente a elaboración de diagnóstico

Circular 14 de septiembre de 2022

Plan de Capacitación sobre Organización de Archivos de Gestión en soporte Digital e Híbrido

Circular – Fecha

Asunto Circular

Circular 25 de marzo de 2021

Identificación de documentos especiales en Unidades Académico-Administrativas Fase I

Circular 30 de julio de 2021

Identificación de documentos vitales o esenciales en Unidades Académico Administrativas de la Universidad Fase I

Circular 23 de septiembre de 2021

Identificación de documentos vitales o esenciales en Unidades Académico Administrativas de la Universidad

Circular – Fecha

Asunto Circular

Circular 24 de marzo de 2020

Lineamientos para la gestión de las Comunicaciones institucionales oficiales

MATERIAL DE

Referencia

Tipo de Material de Referencia

Fecha

Tema

Tip Archivístico

Octubre de 2019

Día Nacional de los Archivos 2019

Presentación

Mayo de 2021

Instrumentos de gestión de información pública

Presentación

Marzo de 2022

Inventarios Documentales

Presentación

Agosto de 2022

Uso de la Ventanilla Virtual

Presentación

Septiembre de 2022

Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido

Grabación

Septiembre de 2022

Socialización Instructivo Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido IGD.07

Tip Archivístico

Octubre de 2022

Día Nacional de los Archivos 2022

MATERIAL DE

Referencia

Tipo de Material de Referencia

Fecha

Tema

Tip Archivístico

Octubre de 2019

Día Nacional de los Archivos 2019

Presentación

Mayo de 2021

Instrumentos de gestión de información pública

Presentación

Marzo de 2022

Inventarios Documentales

Presentación

Agosto de 2022

Uso de la Ventanilla Virtual

Presentación

Septiembre de 2022

Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido

Grabación

Septiembre de 2022

Socialización Instructivo Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido IGD.07

Tip Archivístico

Octubre de 2022

Día Nacional de los Archivos 2022

MATERIAL DE

Referencia

Tipo de Material de Referencia Fecha Tema
Tip Archivístico Octubre de 2019 Día Nacional de los Archivos 2019
Presentación Mayo de 2021 Instrumentos de gestión de información pública
Presentación Marzo de 2022 Inventarios Documentales
Presentación Agosto de 2022 Uso de la Ventanilla Virtual
Presentación Septiembre de 2022 Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido
Grabación Septiembre de 2022 Socialización Instructivo Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido IGD.07
Tip Archivístico Octubre de 2022 Día Nacional de los Archivos 2022

Tablas de Valoración

Documental (TVD)

La TVD es un listado de series, subseries o asuntos documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en el Archivo Central y se determina su disposición final.

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Contáctenos

Dirección de Certificación y Gestión Documental

Teléfono: +57 (607) 634 4000 

Ext: 2193

Correo: admdoc@uis.edu.co

 

Campus central UIS

Bucaramanga, Santander

Carrera 27 calle 9 

Ciudad Universitaria

Edificio Administración 3, tercer piso.

Horario de Atención:

Lunes a viernes

7:00 a.m. a 12:00 m.

2:00 p.m. a 5:00 p.m.

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