LA UIS
Dirección de Certificación
y Gestión Documental
Unidad Administrativa
.
.
Acerca de la
Unidad
La Dirección de Certificación y Gestión Documental es la Unidad de la Universidad Industrial de Santander encargada de planear, coordinar, ejecutar y evaluar las actividades institucionales relacionadas con la producción, gestión y trámite, organización, valoración, descripción, conservación y difusión de los documentos y archivos institucionales en sus diferentes soportes, tanto físicos como electrónicos, durante su ciclo de vida.
Tiene a su cargo la gestión de la Ventanilla Única, encargada de cumplir con las funciones públicas de recepción, radicación, distribución y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas, por medio de sus canales de atención presencial y virtual.
Leer más Para el logro de sus objetivos esta Dirección lidera el Proceso de Gestión Documental Institucional a través de 3 subprocesos: Gestión de Producción y Control de Documentos: Gestionar la estandarización de los documentos de la Universidad Industrial de Santander y el control de los documentos establecidos en los procesos de la institución conforme a la normativa vigente aplicable. Gestión de Correspondencia: Garantizar que las comunicaciones oficiales recibidas y despachados por la Universidad Industrial de Santander, tanto en soporte físico como electrónico, sean radicadas y lleguen oportunamente a su destino. Gestión Archivística: Organizar, disponer y conservar los documentos y expedientes en soportes físicos y electrónicos de forma que se garantice el acceso y la integridad de estos de acuerdo con los lineamientos de la Ley General de Archivo y normatividad vigente.
Tablas de
Retención Documental
La TRD es un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y se determina su disposición final.
La TRD se presenta con base en la estructura orgánico – funcional de la Universidad Industrial de Santander. La asignación de las series o sub-series documentales se deriva de dos consideraciones básicas:
La conformación de la serie o sub-serie documental obedece al desarrollo y ejecución de unas funciones asignadas mediante acto administrativo (Decreto, Resolución, u otra); a las Unidades Académicas y Administrativas.
La dependencia a la cual se le asignan las series documentales, generalmente debe conservar el original.
¿Por qué es importante aplicar la Tablas de Retención Documental?
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellas estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Resolución 16285 de 2008 consejo departamental se aprueban las TRD UIS
TRD Centro para el Desarrollo de la Docencia en La UIS (CEDEDUIS)
Dirección y Coordinación de Posgrados
Bienestar Estudiantil
TRD Coordinación Bucarica
División Financiera
Escuela de Medicina
Servicios
Internos
La Dirección de Certificación y Gestión Documental presta los servicios de asesoría y acompañamiento a las Unidades Académico Administrativas en los diferentes procesos archivísticos. Para recibir asesoría en algún tema específico por favor comunicarse a las siguiente extensiones:
Servicio | Extensión | Correo electrónico |
Actualización de TRD – Programas PGD – Calidad | 1104 | admdoc5@uis.edu.co |
Asesorías y revisiones archivísticas -organización archivos físicos, transferencias y eliminación | 2183 | admdoc1@uis.edu.co |
Asesorías archivos digitales e híbridos – SIC | 1205 | admdoc2@uis.edu.co |
Consultas documentales Archivo Central | 2183 | admdoc1@uis.edu.co |
Ventanilla Única presencial – radicación de comunicaciones recibidas | 2191 | admdoc6@uis.edu.co |
Ventanilla Única presencial – despacho por operadores de mensajería | 1204 | admdoc3@uis.edu.co |
Ventanilla Virtual | 1105 | ventanilla.virtual@uis.edu.co |
Digitalización documental | 2283 | |
Contratación, venta de insumos y cobros servicios | 2193 | admdoc4@uis.edu.co |
Dirección | 1103 | admdoc@uis.edu.co |
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y
Tarifas
Instrumentos
Archivísticos
Los instrumentos archivísticos son definidos por el Archivo General de la Nación como las herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en las entidades. En la Universidad Industrial de Santander contamos con los siguientes instrumentos y documentos de referencia archivística en el Proceso de Gestión Documental:
Circulares de la
Unidad
Las Circulares de la Dirección de Certificación y Gestión Documental tienen como propósito informar a las Unidades Académico Administrativas sobre la aplicación de criterios técnicos específicos a los procesos documentales y dar orientaciones para implementar los instrumentos archivísticos de la Universidad Industrial de Santander.
Circulares
Informativas
| Circular – Fecha | Asunto Circular |
| Circular 1 de febrero de 2023 | Capacitación sobre diligenciamiento del Formato XLS de Expedientes Digitales UIS |
| Circular 6 de febrero de 2023 | Material de apoyo para diligenciamiento del Formato XLS de Expedientes Digitales UIS |
| Circular 10 de febrero de 2023 | Ampliación de plazos para cargue de archivos de gestión digitales de las Unidades Académico Administrativas de las vigencias 2020, 2021 y 2022 en Repositorio Institucional |
| Circular 21 de febrero de 2023 | Reunión sobre Programa de Documentos Vitales y Programa de Documentos Especiales Fases I y II |
Circular – Fecha | Asunto Circular |
Identificación de documentos especiales y documentos vitales o esenciales en Unidades Académico Administrativas | |
Reunión virtual sobre Identificación de documentos especiales y documentos vitales o esenciales en Unidades Académico Administrativas | |
Indicaciones sobre el plazo final para entrega de formatos diligenciados de programas de gestión documental (Fase I) | |
Implementación Fase 2 de Programa de Documentos Especiales referente a la elaboración de inventario FUID | |
Implementación Fase 2 de Programa de Documentos Vitales o Esenciales referente a la elaboración de diagnóstico de las series y subseries identificadas en la Unidad | |
Capacitación sobre implementación de la Fase 2 del Programa de Documentos Vitales o Esenciales, referente a elaboración de diagnóstico | |
Plan de Capacitación sobre Organización de Archivos de Gestión en soporte Digital e Híbrido |
Circular – Fecha | Asunto Circular |
Identificación de documentos especiales en Unidades Académico-Administrativas Fase I | |
Identificación de documentos vitales o esenciales en Unidades Académico Administrativas de la Universidad Fase I | |
Identificación de documentos vitales o esenciales en Unidades Académico Administrativas de la Universidad |
Circular – Fecha | Asunto Circular |
Lineamientos para la gestión de las Comunicaciones institucionales oficiales |
MATERIAL DE
Referencia
Tipo de Material de Referencia | Fecha | Tema |
Tip Archivístico | Octubre de 2019 | |
Presentación | Mayo de 2021 | |
Presentación | Marzo de 2022 | |
Presentación | Agosto de 2022 | |
Presentación | Septiembre de 2022 | Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido |
Grabación | Septiembre de 2022 | Socialización Instructivo Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido IGD.07 |
Tip Archivístico | Octubre de 2022 |
MATERIAL DE
Referencia
Tipo de Material de Referencia | Fecha | Tema |
Tip Archivístico | Octubre de 2019 | |
Presentación | Mayo de 2021 | |
Presentación | Marzo de 2022 | |
Presentación | Agosto de 2022 | |
Presentación | Septiembre de 2022 | Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido |
Grabación | Septiembre de 2022 | Socialización Instructivo Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido IGD.07 |
Tip Archivístico | Octubre de 2022 |
MATERIAL DE
Referencia
| Tipo de Material de Referencia | Fecha | Tema |
| Tip Archivístico | Octubre de 2019 | Día Nacional de los Archivos 2019 |
| Presentación | Mayo de 2021 | Instrumentos de gestión de información pública |
| Presentación | Marzo de 2022 | Inventarios Documentales |
| Presentación | Agosto de 2022 | Uso de la Ventanilla Virtual |
| Presentación | Septiembre de 2022 | Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido |
| Grabación | Septiembre de 2022 | Socialización Instructivo Organización de Archivos de Gestión en Soporte Digital e Híbrido IGD.07 |
| Tip Archivístico | Octubre de 2022 | Día Nacional de los Archivos 2022 |
Tablas de Valoración
Documental (TVD)
La TVD es un listado de series, subseries o asuntos documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en el Archivo Central y se determina su disposición final.
TVD P7 – 5031 Instituto de Asesorías y Servicios Especializados
TVD P7 – I Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
TVD P7 – III Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
TVD P7 – X Sección de Servicios Integrales de Salud y de Desarrollo Psicosocial
TVD P7 – XI Dirección de Investigación y Extensión Facultad de Ciencias
TVD P9 – 2530 Escuela de Estudios Industriales y Empresariales
TVD P9 – 3010 Escuela de Ing. Metalúrgica y ciencias materiales
TVD P9 – 4510 División de Asesoría y Servicios Especializados
TVD P9 – 4551 Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial
TVD P9 – III Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
TVD P10 – 2500 Decanato Facultad Ingenierías Físico Mecánicas
TVD P10 – 3020 Escuela de Ingeniería Metalúrgica y Ciencias Materiales
TVD P10 – 3521 Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación
TVD P10 – 4510 División de Asesoría y Servicios Especializados
TVD P10 – 4551 Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial
TVD P10 – II Dirección de Certificación y Gestión Documental
TVD P10 – III Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
- TVD P11 – 1000 Rectoría
TVD P11 – 3000 Decanato Facultad Ingenierías Físico Mecánicas
TVD P11 – 3030 Escuela de Estudios Industriales y Empresariales
TVD P11 – 3500 Decanato Facultad Ingenierías Físico Químicas
TVD P11 – 5031 Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial
TVD P11 – II Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
TVD P12 – 3000 Decanato Facultad de Ingenierías Físico Mecánicas
TVD P12 – 3020 Escuela de Estudios Industriales y Empresariales
TVD P12 – 3030 Escuela de Ingeniería Eléctrica, Electrónica y Telecomunicaciones
TVD P12 – 3500 Decanato Facultad de Ingenierías Físico Químicas
TVD P12 – 3510 Escuela de Ingeniería Metalúrgica y Ciencias Materiales
TVD P12 – 4021 Consultorio Jurídico y Centro de Conciliaciación
TVD P12 – 5031 Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial
TVD P12 – II Dirección de Certificación y Gestión Documental
TVD P12 – III Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
TVD P13 – 1040 Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
TVD P13 – 3000 Decanato Facultad de Ingenierías Físico Mecánicas
TVD P13 – 3030 Escuela de Estudios Industriales y Empresariales
TVD P13 – 3040 Escuela de Ingeniería Eléctrica, Electrónica y Telecomunicaciones
TVD P13 – 3500 Decanato Facultad de Ingenierías Físico Químicas
TVD P13 – 4011 Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación
TVD P13 – 5031 Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial
TVD P13 – II Dirección de Certificación y Gestión Documental
TVD P14 – 1010 Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
TVD P14 – 1041 Dirección de Certificación y Gestión Documental
TVD P14 – 1050 Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
TVD P14 – 3530 Escuela de Estudios Industriales y Empresariales
TVD P14 – 3540 Escuela de Ing. eléctrica, Electrónica y Telecomunicaciones
TVD P14 – 4010 Escuela de Ing. Metalúrgica y Ciencias Materiales
TVD P14 – 4521 Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación
TVD P14 – 5551 Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial
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