La sección de presupuesto es la encargada de coordinar y verificar el manejo y la ejecución presupuestal de la Universidad de acurdo con la normatividad vigente. Entre sus actividades está la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Registros Presupuestales (RP) y la preparación, consolidación y revisión de la ejecución presupuestal tanto de ingresos como de egresos.

¿Cuál es la normatividad que regula el manejo de la ejecución presupuestal?

La normatividad que regula el manejo de la ejecución presupuestal es la siguiente:

• Constitución Política de 1991.
• Ley 30 de 1992, Autonomía Universitaria
• Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico de Presupuesto.
• Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003, Estatuto Presupuestal de la UIS.
• Resolución No. 2527 de 2014, por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la Universidad Industrial de Santander y se adoptan otras disposiciones.
• Acuerdo del Consejo Superior N°. 079 de 2019, por el cual se aprueba el Estatuto y la Reglamentación para la adquisición de bienes y servicios de la Universidad Industrial de Santander.

¿Cuál es la vigencia del presupuesto?

La vigencia del Presupuesto es de un año fiscal, el cual comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después de esta fecha no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa vigencia, y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.

¿Cómo se administra el presupuesto de la Universidad?

El presupuesto de la Universidad se administra a través de cinco (8) fondos, con el fin de hacer más eficiente su manejo y mantener un mayor control sobre la destinación de los recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la siguiente manera:

Fondo 1 – Fondo Común; Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones ordinarias de la Universidad; sus principales fuentes son los aportes de la Nación, del Departamento de Santander y las Rentas Propias.

Fondo 3 – Fondos Ajenos; Recursos aportados por diferentes entidades u organismos tales como Colciencias, Ecopetrol y otros, para el desarrollo de programas de investigación y proyectos especiales, con destinación específica.

Fondo 5 – Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la Universidad por donaciones orientadas a financiar a estudiantes que presentan una difícil situación económica y desarrollar proyectos de educación, ciencia y tecnología.

Fondo 6 – Fondo Especial: Recursos adquiridos por las UAA por la venta de servicios a la comunidad en general, tales como Consultorías, Asesorías, Convenios, Programas de Extensión, Educación a Distancia y Matrículas de Posgrado, entre otros.

Fondo 8 – Fondo Estampilla ProUIS: Ingresos provenientes del recaudo de la Estampilla ProUIS, cuya destinación específica es financiera proyectos de inversión.

Fondo 10 – Fondo ProUnal y demás Universidades Estatales de Colombia: Manejo de los recursos provenientes de la estampilla pro universidad nacional y demás universidades Estatales.

Fondo 12 – Fondo UISALUD: Recursos de la Unidad especializada de Salud- UISALUD.

Fondo 16 – Fondo Pasivo Pensional: corresponde a los recursos provenientes de aportes gubernamentales e ingresos propios para atender el pago del pasivo pensional en los términos previstos en el contrato de concurrencia para el pago de pasivo pensional en concordancia con lo previsto en el artículo 131 de la ley 100 de 1993.

El CDP es el documento que garantiza que existe Apropiación Presupuestal para atender gastos que se originen en el cumplimiento de algún compromiso que se planee adquirir. La expedición del CDP debe solicitarse a la División Financiera antes de efectuar contratación alguna (adquisición de bienes o servicios).

Recuerde, “Todos los actos administrativos, contratos y convenios que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar previamente con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender dichos gastos” (Estatuto Presupuestal UIS, Art, 37). “No podrán contraerse obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible”. (Estatuto Presupuestal UIS Art. 38).

Para mejorar el control de la ejecución presupuestal se debe solicitar el CDP por el valor del bien o servicio a adquirir y no por la totalidad de la apropiación presupuestal del rubro a afectar.

Adicionalmente cuando exista saldo en el CDP, este NO PUEDE UTILIZARSE para nuevas contrataciones en ninguna modalidad contractual, es necesario solicitar a la Sección de Presupuesto que dicho presupuesto certificado y no comprometido sea liberado.

RESPONSABILIDAD. No es posible tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o cuando se configuren como hechos cumplidos. Los hechos cumplidos se configuran cuando se asumen compromisos sin la debida apropiación presupuestal o sin haber certificado la disponibilidad presupuestal.

El Registro Presupuestal -RP- es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso de ejecución presupuestal. El RP se genera una vez se graba el compromiso en el Sistema de Información. Antes de perfeccionar el compromiso el ordenador de gasto debe consultar el flujo de caja de su unidad para asegurarse de que contará con los recursos que requerirá para atender oportunamente el pago. En ese sentido, el Artículo 38 del Estatuto presupuestal de la UIS establece que “Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar con Registro Presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin”.

Para recordar

Con el fin de minimizar el número de Modificaciones Presupuestales (Adición, reducción o traslado presupuestal) se recomienda a los ordenadores del gasto ejecutar el presupuesto según lo aprobado y consultando el flujo de caja de la Unidad.

¿Qué son las reservas presupuestales?

Son compromisos legalmente contraídos que al cierre de la vigencia fiscal no se han atendido por no haberse completado las formalidades necesarias que hagan exigible el pago al terminarse el año. Deberán constituirse mediante resolución motivada expedida por el Rector a solicitud de la División Financiera. (Estatuto Presupuestal, Art. 52).

Los gastos que se programan y autorizan se deben ejecutar en su totalidad en el transcurso de la vigencia, de manera que a 31 de diciembre no existan bienes o servicios pendientes de ser recibidos, es decir que no queden compromisos pendientes por constituir reserva.

La Universidad establecerá las directrices o lineamientos que se deben seguir para las reservas presupuestales de cada vigencia.

¿Qué sucede si la reserva presupuestal no se ejecuta o desaparece el compromiso que la originó?

Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Las reservas presupuestales que no se ejecuten en la vigencia fiscal expirarán sin excepción, sin que se requiera acto administrativo que así lo declare.

CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN

que Autorizan los Ordenadores de Gastos

Resolución n°. 002 de 2020

¿Cómo se determina el valor de los viáticos diarios que rigen para los empleados de planta (docentes, administrativos) y profesores de hora cátedra?

Para determinar el valor de los viáticos, se han establecido dos categorías de acuerdo con el lugar donde el funcionario deba cumplir la comisión asignada:

Categoría A: Corresponde a las capitales de los departamentos y a las siguientes ciudades: Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot, B/bermeja, Palmira y Rionegro (Antioquia).

Categoría B: Corresponde a las ciudades que no están incluidas en la categoría A.

Ilustración 1. LIQUIDACIÓN VIÁTICOS NACIONALES PARA EMPLEADOS DE PLANTA (DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS) Y PROFESORES HORA CÁTEDRA.

¿Cómo se determina la escala de viáticos diarios, para los empleados públicos de la Universidad Industrial de Santander que deban cumplir comisiones de servicio en el exterior del país?

Mediante la Resolución n.° 1306 de 2009 se estableció la siguiente escala de viáticos para los empleados de planta de la Universidad industrial de Santander que deban cumplir comisiones de servicio en el exterior.

Viáticos en Dólares Estadounidenses (Tasa Representativa del Mercado – TRM del día en el que se realice la orden en el Sistema de Información Financiero) para Comisiones en el exterior.

Ilustración 2. LIQUIDACIÓN VIÁTICOS INTERNACIONALES

• Los viáticos se cancelan 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino; en caso que el comisionado regrese el mismo día se le reconocerá el 60%.
• En el caso que el Funcionario permanezca por más de diez (10) días en comisión, la liquidación de sus viáticos re realizará sobre el 90% del valor total fijado.

COMPONENTE TERRESTRE

Mediante la Resolución n.° 294 de 2015 el Consejo Superior autorizó el pago del componente terrestre correspondiente a los traslados desde o hacia los aeropuertos cuando los viajes se realicen por vía aérea. Los valores contemplan los trayectos de ida y regreso, se expresan en pesos y en su equivalente en salarios mínimos legales mensuales vigentes,

Ilustración 3. Componente Terrestre

NOTA 1: Cuando el transporte desde Bucaramanga al aeropuerto se realice en vehículos de la Universidad, no habrá lugar al pago del valor del componente terrestre de que trata a presente Resolución para esta ciudad.

NOTA 2: El componente terrestre será pagado con cargo el rubro GASTOS DE VIAJE, de la unidad ordenadora del gasto.

¿Qué contribuciones generan los ingresos por venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA?

Como política institucional, toda actividad relacionada con la venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA, deberá generar una contribución para la Universidad equivalente a un porcentaje del valor del contrato, orden, convenio o actividad, la cual se discrimina en la siguiente tabla:

Todas las UAA que están adscritas a un Decanato y a una Sede contribuyen con el 11%. Las demás UAA contribuyen con el 10% sobre los ingresos que generan (menos el 1 % del Fondo Especial de la Decanatura).

¿Cuál es el trámite para la asignación de un nuevo código presupuestal a una UAA o proyecto?

El Jefe de la UAA o proyecto debe solicitar a la Sección de Presupuesto por medio de un memorando, debidamente firmado por el ordenador del gasto, la asignación de un código para la Unidad Académica y/o Administrativa o para el proyecto respectivo.

Cuando termina la ejecución del proyecto, a excepción del Fondo Ajeno y proyectos de Investigación del Fondo Común (1), el Jefe de la UAA o proyecto debe enviar un memorando informando la novedad para que la Sección de Presupuesto realice la cancelación respectiva.

¡Recuerde!

La solicitud de asignación de un código presupuestal debe ser autorizada por el ordenador del gasto debidamente nombrado mediante resolución.