LA UIS
Sección de Recaudos
Unidad Administrativa
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Nuestra
Presentación
Es la encargada de apoyar a las UAA en el control de las cuentas por cobrar generadas en la prestación por venta de bienes y/o servicios a terceros, la gestión ante la Gobernación de Santander para el pago a la Universidad de lo recaudado por Estampilla ProUIS, y la recepción y verificación de la información socioeconómica de los estudiantes y la generación de la correspondiente liquidación.
Información de
Liquidaciones
Encargada de la recepción y verificación de la información socioeconómica de los estudiantes y la generación de la correspondiente liquidación de matrícula.
Para tener derecho al descuento por sufragar (Ley 403 de 1997, Art. 2 numeral 5), el estudiante debe presentar en la Sección de Recaudos- Liquidaciones, en las fechas programadas los siguientes documentos:
- Original del certificado electoral.
- Fotocopia del certificado electoral (escribir nombre y código al respaldo).
- Original de la Cédula de ciudadanía.
El descuento será válido hasta que se lleve a cabo la siguiente jornada electoral, según lo previsto en el art. 1° de la Ley 815 de 2003.
¿En qué casos se puede solicitar reliquidación de matrícula?
El Estudiante puede solicitar reliquidación de matrícula cuando (Consultar Resolución No. 606 de 2005):
- Se presenta disminución de los ingresos de la UEF (Unidad Económica Familiar).
- Se presentan cambios en el estrato de la UEF.
- La institución en la que cursó el grado once del bachillerato le otorgó beca para el estudio del mismo.
- El Estudiante se declara independiente económicamente.
- Conformación de una nueva UEF.
¿Cuál es la instancia encargada de estudiar los casos de solicitud de reliquidación de matrícula?
La instancia encargada de analizar, documentar, resolver y responder las solicitudes de reliquidación de matrícula de estudiantes de pregrado es el Comité de Matrículas.
¿Cuál es el trámite para solicitar reliquidación de matrícula?
El interesado debe ingresar a la página Web de la Universidad y diligenciar en el módulo Estudiantes, el “Formulario Único de Reliquidación de Matrículas”, en el caso de becas adicionalmente debe diligenciar el “Formulario Único de Registro Beca”. Estos formularios debe entregarlos debidamente firmados, dentro de las fechas que programe la Universidad, en la Oficina de Liquidaciones junto con los documentos soporte exigidos según el caso, para su radicación.
Fuera de las fechas establecidas, sólo se aceptan solicitudes de reliquidación que se consideren tipificadas como de fuerza mayor, las cuales deberán ser avaladas según concepto del Asesor Jurídico de la Universidad.
¿Qué responsabilidad asume el estudiante al presentar la solicitud?
Al presentar la solicitud, el peticionario dejará constancia expresa declarada bajo gravedad de juramento, que la información que allega es completa y verídica y que, si se llegase a comprobar inexactitud por cualquier medio, asumirá las consecuencias disciplinarias de las faltas gravísimas previstas en las normas universitarias y en la ley
¿Cómo se comunican las decisiones tomadas por el Comité de Matrícula?
Las decisiones tomadas por el Comité se comunicarán a través de la página Web de la Universidad, en el módulo de Estudiantes. Por este medio el estudiante podrá hacer seguimiento del estado en que se encuentra su solicitud de reliquidación y la respuesta definitiva a la misma.
¿Cuál es la vigencia de la reliquidación?
Las reliquidaciones podrán ser temporales o definitivas según lo determine el Comité de Matrículas de acuerdo con la normatividad que rija para la Universidad. Cuando la situación que medie para la solicitud de reliquidación sea la disminución de ingresos, la reliquidación tendrá una vigencia hasta de dos semestres; transcurrido ese tiempo, el estudiante deberá actualizar la información de ingresos de la UEF, de no hacerlo la liquidación se hará considerando los parámetros iniciales.
¿El estudiante puede apelar a la decisión del Comité de Matrículas?
El peticionario puede interponer recurso de reposición contra la decisión del Comité de Matrículas, el cual debe presentarse por escrito ante la Oficina de Liquidaciones dentro del plazo fijado por la Universidad; de lo contrario se entiende notificada la decisión para todos los efectos. (Art. 12, Resolución 606 de 2005).
¿En qué consiste la homologación del pago de matrícula?
Consiste en aplicar el pago de una liquidación de matrícula de un semestre en el que el estudiante no haya realizado matrícula académica a otro semestre posterior en el cual desee matricular.
¡Recuerde!
La solicitud de homologación del pago de matrícula debe realizarse en las fechas que programe la Universidad, las cuales serán comunicadas por la Sección Recaudos.
¿En qué casos se puede solicitar homologación del pago de matrícula?
Cuando el estudiante no realiza matrícula académica.
En casos especiales, con aprobación previa del Consejo Académico, cuando el estudiante realiza cancelación de semestre después de haber efectuado matrícula académica.
¿Cuáles son los requisitos para la solicitud de homologación?.
Para tramitar la solicitud de homologación el estudiante debe presentar los siguientes documentos:
- Formato de solicitud de homologación debidamente diligenciado, la información allí consignada será verificada en el Sistema de Información Financiero y Sistema Académico.
- En caso que el estudiante haya realizado matrícula académica, se consulta en el Acta expedida por el Consejo Académico donde se aprobó la solicitud de homologación .
Información de
Estampilla PROUIS
La Estampilla Pro-UIS, es un programa institucional gestado por la Universidad Industrial de Santander cuyo objetivo es la consecución de recursos destinados a la inversión, de tal forma que le permita un mayor fortalecimiento en su infraestructura física, tecnológica e investigativa, así como la renovación bibliográfica, con lo cual contribuye al cumplimiento de los fines misionales.
Según el Artículo 2° de la Ley 1790 de julio 7 de 2016: “La emisión de la estampilla Pro-Universidad Industrial de Santander, cuya renovación y vigencia se autoriza y se extiende de acuerdo con el Artículo anterior, será hasta por la suma adicional de SEISCIENTOS MIL MILLONES DE PESOS M.L. ($600.000.000.000). El monto total recaudado se establece a precios constantes al momento de la aprobación de la presente ley.”
Orden Nacional
- Ley 85 de noviembre 16 de 1993, por la cual se crea la emisión de la Estampilla ProUIS.
- Ley 1216 de julio 16 de 2008, por la cual se modifica parcialmente la Ley 85 de 1993.
- Ley 1790 de julio 7 de 2016, por medio de la cual se renueva la emisión de la Estampilla Pro-UIS.
Orden Departamental
- Ordenanza 022 de agosto 30 de 2016, por medio de la cual se ordena la emisión de la Estampilla Pro-Universidad Industrial de Santander creada mediante Ley 85 de 1993, y se dictan otras disposiciones.
Según el Artículo 1º. de la Ley 1790 de julio 7 de 2016 y el parágrafo del Artículo 1º. de la Ordenanza 022 de agosto 31 de 2016: “el producido por concepto de recaudo de la Estampilla Pro-Universidad, será distribuido entre las instituciones de educación superior y en los porcentajes aquí señalados:
- El setenta y cinco por ciento (75%) será para la Universidad Industrial de Santander.
- El diez por ciento (10%) para el Instituto Universitario de la Paz en Barrancabermeja.
- El quince por ciento (15%) restante será para las Unidades Tecnológicas de Santander.”
En la UIS, según el Artículo 7° de la Ley 1790 del 7 de julio de 2016, la distribución de dineros será de la siguiente manera:
35% | Se destinará a construcción, ampliación, adecuación, mantenimiento, adquisición o dotación de infraestructura física, tecnológica, informática o de telecomunicaciones. |
20% | Para actividades misionales de pregrado o posgrado que han de desarrollarse en la Sede UIS Guatiguará, Piedecuesta. |
25% | Para financiar actividades misionales de pregrado o posgrado en las sedes regionales de la Universidad Industrial de Santander. |
10% | Para la adquisición de textos o publicaciones periódicas, en formato digital o en papel. |
10% | Para financiar programas o proyectos de investigación, dentro de los cuales deberán ser incluidos proyectos de impacto regional. |
Información de
Cartera
¿Qué aspectos debe tener en cuenta la UAA al expedir una factura de venta?
La persona responsable del diligenciamiento de la factura en la respectiva UAA debe tener en cuenta lo siguiente:
- Las facturas deben elaborarse únicamente cuando se haya prestado un servicio.
- Consultar al cliente la fecha límite de la recepción de facturas en su respectiva empresa.
- Verificar que los datos del cliente, el concepto del servicio y el valor a pagar sean los correctos antes de proceder a grabar la factura en el SIF.
- Verificar que se haya incluido la fecha de vencimiento del pago de la factura.
- Verificar que las facturas que se expidan sean firmadas por el jefe o director de la UAA y por el cliente.
- Todas las facturas en original debidamente firmadas deben ser enviadas a la División Financiera – Cartera para que se realice su contabilización.
- No deben realizarse facturas posteriores a la fecha de la consignación del pago del servicio.
- No deben anularse facturas por vencimiento en la fecha de pago.
¿Qué aspectos debe recalcar la UAA al Cliente?
- La factura debe cancelarse antes de la fecha de vencimiento.
- Para el pago respectivo, el cliente debe presentar en la entidad financiera la factura de venta o el formato de recaudo general.
- Verificar que las facturas que se expidan sean firmadas por el Director de UAA y por el cliente. Si no es posible que el cliente firme la factura, se podrá reemplazar por una carta donde se acepte la obligación contraída con la Universidad, indicando el valor y forma de pago.
¿La UAA puede solicitar la anulación de una factura cuando la fecha de pago de la misma se coloca posterior a la fecha límite de recepción de facturas en la empresa que recibe el bien o servicio?
“No es aceptable fiscalmente que por efecto del pago del adquiriente, se anulen facturas y se expidan otras con fecha posterior… Expedida la factura respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación.
Con posterioridad a tal hecho y solamente para efectos de recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que corresponda a la operación ya realizada y ya facturada porque implicaría que está facturando doblemente una misma operación, conducta que constituye una infracción a la normatividad tributaria. Por lo mismo, la nueva factura, no estaría cumpliendo con el requisito ni del número consecutivo ni de la fecha en tanto la operación fue realizada con anterioridad a su expedición y el número no correspondería a la realización de la operación.”
Lo anterior ratifica la importancia de consultar al cliente la fecha límite de recepción de facturas en su respectiva empresa y tenerlo en cuenta para definir la fecha de vencimiento del pago de la misma, puesto que la Universidad no debe proceder a anulación de facturas por este motivo.
Para casos excepcionales, en los que se requiera solicitar la anulación de una factura de venta por otros conceptos, la UAA debe elaborar un memorando sustentando con claridad el motivo de la anulación y enviarlo a la Sección de Tesorería junto con el original y las dos copias de la factura de venta.
El memorando debe ser firmado por el Jefe de la UAA.
¡Recuerde!
Para evitar inconvenientes, es importante que usted verifique la información consignada en la factura de venta antes proceder a grabarla y ordenar su impresión.
¿Cómo debe realizar la UAA el control de las cuentas por cobrar?
Para efectuar el control de las cuentas por cobrar la UAA debe:
- Ingresar al módulo del SIF, a “Ingresos”, “Consultas”, “Facturación de servicios”, “Informe”. Esta opción le permite consultar las cuentas pendientes de cobro.
- Realizar oportunamente el cobro persuasivo de aquellas facturas que se encuentren en mora, mediante comunicación escrita y demás medios que considere pertinentes, de tal manera que quede constancia del cobro.
- Enviar para cobro jurídico, las facturas de venta que correspondan.
¿Cuándo se inicia el cobro jurídico?
El cobro jurídico se debe iniciar a más tardar cuando las facturas de venta tengan 180 días de vencimiento. Para dar inicio a este proceso, la UAA debe enviar los originales de las facturas de venta que correspondan junto con la gestión de cobro realizada, a la Sección de Recaudos – Cartera.
¿Desea más información?
Contáctenos
Sección de Recaudos
Teléfono: +57 (607) 634 4000
Extensión: 2127 – 2037 – 2174
Correo:
doyola@uis.edu.co
pdiazv@uis.edu.co
Campus Central UIS
Bucaramanga, Santander
Carrera 27 calle 9.
Ciudad Universitaria.
Universidad Industrial de Santander.
Horario de Atención:
Lunes a viernes
7:00 a.m. a 12:00 m.
2:00 p.m. a 5:00 p.m.
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