La Universidad se encuentra comprometida con el Sistema de Gestión de Calidad implementado y certificado desde el año 2009, en las normas ISO 9001:2015 y NTC 5906:2012, aportando al cumplimiento de la función misional y al quehacer de la actividades académicas y administrativas, permitiendo alcanzar niveles cada vez más altos y competitivos, fortaleciendo una cultura de calidad en todos los miembros de la institución, enfocados a la mejora continua para ofrecer servicios de alta calidad.

Un sistema de gestión de la calidad es una herramienta de gestión, que permite a la Institución normalizar los procesos, promover una cultura de calidad, incrementar la satisfacción a los beneficiarios y generar confianza en los procesos. La Universidad se encuentra comprometida con el Sistema de Gestión de Calidad, esto permite aportar al cumplimiento de la función misional, al quehacer de la actividades académicas y administrativas, fortalecer la cultura de calidad y mejora continua en la Institución.

“La Universidad Industrial de Santander, como ente público y autónomo, está comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfacción de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educación Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y el asertividad en la comunicación de todas las acciones universitarias”.

Los objetivos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad son los siguientes:

• Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales de la UIS.
• Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados de los procesos misionales.
• Consolidar una cultura de resolución de problemas presentes y potenciales en los procesos de la Universidad.
• Lograr en los beneficiarios una percepción altamente favorable de los productos y servicios ofrecidos por la Universidad.
• Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiación y empoderamiento de sus actividades para alcanzar los objetivos misionales.
• Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus necesidades.
• Proporcionar a los beneficiarios información veraz, clara y respetuosa, que facilite su interacción con la Institución.

El análisis de la planeación estratégica de la Universidad permite tener un panorama general del quehacer de la institución y su funcionamiento, lo cual permite establecer estrategias que contribuyen a mantener las operaciones a corto, mediano y largo plazo. La planeación de la Universidad está definida en el Proyecto Institucional aprobado mediante Acuerdo 26 de 2018 del Consejo Superior y en el Plan de Desarrollo Institucional 2019-2030 aprobado mediante el Acuerdo 047 del 2019 del Consejo Superior.

Con el propósito de fortalecer el sistema y cumplir con los requisitos normativos se han elaborado algunas herramientas de análisis que permiten evidenciar la interrelación de diferentes factores como son: contexto interno y externo, los grupos de interés, la planeación estratégica, las oportunidades, roles y responsabilidades e interacción de información institucional, los cuales son apoyados por la gestión del conocimiento y la gestión del cambio.

• Matriz DOFA
• Matriz de Análisis de Planeación Estratégica
• Matriz de Grupos de Interés
• Matriz de Interacción de Información Institucional
• Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades
• Matriz de Oportunidades

• Organización en los procesos.
• Gestión del conocimiento Institucional.
• Apoyo a la Acreditación Institucional y Acreditación de Programas.
• Visibilidad y cumplimiento de requerimientos de las entidades de control (DAFP, Contaduría y Contraloría General de la Nación, entre otros).
• Apoyo a las actividades de extensión, de aquellas Unidades que lo requieran.
• Cultura de mejora continua: revisión de procesos, acciones de mejora, adecuaciones, sistematización, modernización, revisión desde la Dirección de la Universidad.
• Seguimiento a los tiempos de respuesta y trámites.
• Tratamiento de las quejas y reclamos.
• Mayor conciencia sobre la calidad de los servicios ofrecidos.
• Formación y capacitación: en temas de calidad y específica.
• Gestión del Conocimiento Institucional.
• Posicionamiento, imagen, confianza y transparencia.
• Referente a Nivel Nacional para el proyecto de Investigación, entre ellos “Metodología para la gestión por procesos en universidades colombianas acreditadas”, adelantado por la Universidad de Medellín y para el Proyecto.
• “Nivel de Implementación de los SGC para las universidades públicas de Colombia”, Universidad de Nariño.
• Reconocimiento del MEN (participación por el premio al mejor sistema de gestión de la calidad en las Instituciones Públicas de Educación Superior 2010 con puntaje obtenido 95,42 de 100 puntos).
• Respaldo en la oferta de servicios de extensión de los laboratorios y unidades.
• Iniciativas de vinculación (Consultorio Jurídico, Instituto de Lenguas, Laboratorios).
• Generación de una cultura de Calidad en las Sedes Regionales.
• Acuerdo con la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional USAID para asesorar el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad en los Juzgados de Bucaramanga.

De manera gráfica se muestra el que hacer universitario y la interacción de cada uno de los procesos, estratégicos, misionales, evaluación y apoyo, de tal forma se convierte en la memoria documental de la institución.

La estructura documental de cada uno de los procesos se encuentra definida en el Mapa de Procesos y para su consulta es necesario ingresar a la INTRANET de la Universidad, puede ser consultada dentro o fuera de las instalaciones del Campus Universitario.

Para consultar la documentación de los procesos de la Universidad del Sistema de Gestión Integrado seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar a la página web de la Universidad uis.edu.co.
2. Dar clic en el perfil Empleado.
3. Dar clic en el enlace “Sistemas de Información”.
4. Ingresar al enlace “Intranet”.
5. Registrar el usuario y contraseña “publico”.
6. Ubicar el enlace “Sistema de Gestión Integrado” y realizar la búsqueda de la documentación en el “Mapa de Procesos”.

• Procesos Estratégicos.
• Procesos misionales.
• Procesos de Evaluación.
• Procesos de Apoyo.

• Procesos Estratégicos: Están relacionados con la definición, difusión y establecimiento de políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, corresponden a los procesos de Dirección Institucional y Planeación.
• Procesos Misionales: son la razón de ser y la puesta de la institución, estos son, Docencia, Investigación y Extensión, en este último proceso misional se encuentra Instituto de Leguas, Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación.
• Procesos de Evaluación: Están relacionadas directamente con los procesos de Seguimiento Institucional y Gestión de la Calidad Académica.
• Procesos de Apoyo: tienen la finalidad de contribuir al logro de las actividades misionales de la Universidad.

Actualmente, la Universidad cuenta con 23 procesos certificados.

• IQNet (International Certification Network)
• Certificación Institucional ISO 9001:2015
• Certificación Centro de Conciliación NTC 5906:2012
• Certificación Instituto de Lenguas ISO 9001:2015
• Certificación Consultorio Jurídico ISO 9001:2015

La UIS tiene diversas herramientas para realizar la evaluación de desempeño del Sistema de Gestión de Calidad, tales como: medición y seguimiento de indicadores, auditorías internas, auditorías externas, encuestas de satisfacción, seguimiento de acciones correctivas, acciones de mejora, planes de acción y Revisión por la Dirección, entre otros.

El representante del SGI en la UIS es el Vicerrector Administrativo.

Con el fin que la comunidad Universitaria pueda expresar su opinión petición, queja, recomendación, sugerencia o felicitación con relación a las actividades académica y/o administrativa, pueda hacer uso de este módulo el cual se encuentra disponible en la página Web oficial: uis.edu.co, dando clic en el menú principal botón LA UIS, en Peticiones, Quejas y Reclamos.

La Renovación del SGC, nos permite mostrar que, dentro de la autonomía universitaria, día a día le apostamos a la alta calidad, a través del fortalecimiento de la cultura de autoevaluación, mejoramiento continuo y eficiencia administrativa, esto con el fin de crear valor hacia la satisfacción de los beneficiarios y exaltar la labor de toda la comunidad.

La UIS recibió por primera vez la certificación SGC en el año 2008.

La certificación estará vigente hasta el año 2024.

Cada tres años la Universidad recibe visita de renovación por parte del ente certificador.