LA UIS

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA

Dirección de Certificación y Gestión Documental

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Acerca del

Sistema

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, entendido como el sistema de información electrónico integrado a aspectos administrativos y técnicos archivísticos (principio de procedencia, principio de orden original, ciclo de vida), jurídicos (autenticidad) y tecnológicos (gestor de documentos electrónicos, metadatos, índices electrónicos) orientados a la gestión de documentos electrónicos de archivo, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, tiene como propósito garantizar la adecuada gestión y preservación de los documentos y expedientes electrónicos de la Universidad Industrial de Santander. 

 

Componentes

SGDEA

  • Aplicación de principios archivísticos (procedencia y orden original) y ciclo de vida de los documentos.

  • Aplicación de las Tablas de Retención Documental en la conformación de archivos electrónicos.

  • Documentación del protocolo de gestión de Archivos Electrónicos.

  • Generación de Índices Electrónicos.

  • Firma electrónica de cierre de Índices Electrónicos.

  • Gestión de metadatos.

  • Generación de Inventarios Documentales de Archivos Electrónicos.

  • Archivo en repositorio electrónico institucional (Alfresco).

  • Actas de cargue en repositorio electrónico institucional.

Herramienta

Nextcloud

Esta herramienta usuario-servidor institucional para la gestión de servicios de alojamiento de archivos con fines de copia de seguridad de los Archivos de Gestión Digitales por parte de las Unidades Académico Administrativas. 

Herramienta

Alfresco

El sistema institucional de administración de contenidos electrónicos (documentos y expedientes) de conformidad con las Tablas de Retención Documental TRD de las Unidades..

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